Substitutenhaftung im FM: Berücksichtigung interner und externer Delegation
Die Substitutenhaftung ist ein zentraler Aspekt im Facility Management (FM), da die Vielzahl der Aufgaben – von technischer Wartung bis hin zur Arbeitssicherheit – regelmäßig delegiert wird. Dabei betrifft die Substitutenhaftung nicht nur die Beauftragung externer Dienstleister, sondern auch die interne Delegation an Mitarbeitende innerhalb der Organisation. Beide Varianten bringen spezifische Haftungsrisiken und Anforderungen mit sich, insbesondere in einem rechtlich stark regulierten Bereich wie dem Facility Management.
Die Substitutenhaftung bei interner Delegation im Facility Management erfordert besondere Sorgfalt. Facility Manager bleiben auch bei der Übertragung von Aufgaben an Mitarbeitende in der Verantwortung, dass diese fachgerecht und gesetzeskonform ausgeführt werden. Sorgfältige Auswahl, klare Anweisungen, kontinuierliche Überwachung und umfassende Dokumentation sind unverzichtbar, um Haftungsrisiken zu minimieren. Gleichzeitig fördern Schulungen und klare Aufgabenstrukturen die Effizienz und Qualität der delegierten Arbeiten, was letztlich zu einer rechtssicheren und erfolgreichen Betriebsführung beiträgt.
Verantwortung und Kontrolle: Substitutenhaftung im Rahmen der Direktionsrechte
Die Substitutenhaftung bezeichnet die rechtliche Verantwortung einer Person oder Organisation für das Handeln oder Unterlassen einer anderen Person, der Aufgaben oder Pflichten übertragen wurden. Im Facility Management bleibt die delegierende Stelle – etwa der Facility Manager oder die Unternehmensleitung – auch nach der Delegation verantwortlich,
wenn sie:
die Delegation fehlerhaft durchgeführt hat,
die Überwachungspflichten vernachlässigt hat oder
ein Schaden aus einer Pflichtverletzung des Substituten entstanden ist.
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
§ 831 BGB – Haftung für Verrichtungsgehilfen: Die delegierende Person haftet für das Verschulden von Beauftragten, wenn sie bei der Auswahl oder Überwachung der Substituten die notwendige Sorgfalt außer Acht gelassen hat.
Beispiel: Ein Mitarbeitender führt eine Reparatur unsachgemäß aus, wodurch ein Brandschaden entsteht.
§ 278 BGB – Erfüllungsgehilfe: Der Auftraggeber haftet für Schäden, die von einem Erfüllungsgehilfen im Rahmen eines Vertrags verursacht werden, unabhängig von dessen Verschulden.
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
§ 13 ArbSchG – Übertragung von Pflichten: Arbeitsschutzpflichten können an interne Mitarbeitende übertragen werden, die hierfür geeignet sind. Die Verantwortung für eine korrekte Delegation und Überwachung bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Betreiberverantwortung
Im Facility Management trägt der Betreiber eines Gebäudes eine umfassende Verantwortung für die Sicherheit und Funktionsfähigkeit von Gebäuden und technischen Anlagen, selbst wenn Aufgaben an Mitarbeitende oder externe Dienstleister delegiert werden.
Interne Delegation von Aufgaben im Facility Management
Die interne Delegation umfasst die Übertragung von Aufgaben an nachgeordnete Mitarbeitende, wie beispielsweise Techniker, Hausmeister oder Sicherheitsbeauftragte. Typische Szenarien im Facility Management sind:
Technische Wartung
Delegation: Ein Facility Manager überträgt die Wartung einer Heizungsanlage an einen technischen Mitarbeitenden.
Haftung: Der Facility Manager bleibt verantwortlich, wenn der Mitarbeitende unzureichend geschult ist oder gesetzliche Prüfintervalle nicht eingehalten werden (z. B. gemäß § 3 Betriebssicherheitsverordnung).
Arbeitsschutz
Delegation: Sicherheitsunterweisungen werden an einen Teamleiter delegiert.
Haftung: Der Facility Manager haftet weiterhin für Unfälle, wenn der Teamleiter die Unterweisungen nicht korrekt oder vollständig durchführt (§ 13 ArbSchG).
Gebäudereinigung
Delegation: Ein Facility Manager weist interne Hausmeister an, die Reinigung von schwer zugänglichen Bereichen vorzunehmen.
Haftung: Werden Sicherheitsvorkehrungen, z. B. bei Arbeiten in der Höhe, nicht eingehalten, haftet der Facility Manager.
Notfallmanagement
Delegation: Die Verantwortung für Evakuierungsübungen wird einem Mitarbeitenden übertragen.
Haftung: Der Facility Manager haftet, wenn der Mitarbeitende keine korrekten Notfallpläne erstellt oder Übungen nicht durchführt, was im Ernstfall zu Schäden führt.
Auswahl der Mitarbeitenden
Die delegierte Person muss fachlich geeignet und qualifiziert sein.
Qualifikationsnachweise, wie Schulungen, Zertifikate oder Berufserfahrung, sollten dokumentiert werden.
Klare und präzise Aufgabenübertragung
Aufgaben und Zuständigkeiten sollten schriftlich festgelegt und dokumentiert werden.
Beispiele: Wartungspflichten werden in einem detaillierten Wartungsplan festgehalten. Arbeitsschutzunterweisungen erfolgen auf Basis spezifischer Checklisten.
Überwachung und Kontrolle
Auch nach der Delegation bleibt die Kontrollpflicht beim Facility Manager. Diese umfasst:
Regelmäßige Überprüfung der Arbeitsausführung,
Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben,
Audits und Berichterstattung.
Dokumentation
Alle Delegationen, Kontrollmaßnahmen und Ergebnisse müssen dokumentiert werden, um im Haftungsfall den Nachweis ordnungsgemäßer Aufsicht zu erbringen.
Auswahlverschulden
Beispiel: Ein unerfahrener Hausmeister wird mit der Reparatur einer elektrischen Anlage beauftragt, obwohl er keine entsprechende Qualifikation besitzt.
Konsequenz: Kommt es durch unsachgemäße Arbeiten zu einem Unfall, haftet der Facility Manager.
Überwachungsverschulden
Beispiel: Ein Mitarbeitender ignoriert wiederholt Prüfintervalle für Feuerlöscher, was zu einer Funktionsunfähigkeit im Brandfall führt.
Konsequenz: Der Facility Manager haftet, wenn die Überwachung des Mitarbeitenden vernachlässigt wurde.
Pflichtverletzung durch den Substitut
Beispiel: Ein Techniker schaltet bei Wartungsarbeiten versehentlich eine zentrale Kühlanlage ab, was zu teuren Schäden an gelagerten Waren führt.
Konsequenz: Der Facility Manager haftet, wenn er keine ausreichenden Kontrollmechanismen implementiert hat.
Regelmäßige Überprüfung
Arbeitsfortschritt und Ergebnisse müssen regelmäßig kontrolliert werden.
Beispiel: Wöchentliche Kontrollgänge zur Überprüfung der Arbeitsergebnisse.
Fachliche Unterstützung
Mitarbeitende müssen bei Bedarf durch Schulungen und Weiterbildungen unterstützt werden.
Beispiel: Schulungen zum Umgang mit neuen Gebäudemanagementsystemen (z. B. CAFM).
Feedback- und Berichterstattungssysteme
Einführung von regelmäßigen Feedbackgesprächen und Berichten, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Klare Definition der Verantwortlichkeiten und Kompetenzen.
Beispiel: Ein technischer Mitarbeitender erhält eine schriftliche Beschreibung seiner Wartungsaufgaben.
Schulungen und Weiterbildung:
Regelmäßige Schulungen zu rechtlichen und technischen Neuerungen.
Beispiel: Fortbildung für interne Mitarbeitende zu Änderungen der Betriebssicherheitsverordnung.
Verwendung von Softwaretools:
Einsatz von CAFM-Systemen zur Planung, Überwachung und Dokumentation von Aufgaben.
Beispiel: Ein CAFM-System erinnert an fällige Prüfungen und erstellt Berichte.
Einrichtung von Kontrollmechanismen:
Einführung eines Vier-Augen-Prinzips bei sicherheitskritischen Aufgaben.
Beispiel: Wartungsarbeiten an elektrischen Anlagen müssen durch einen zweiten Mitarbeitenden abgenommen werden.
Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung zur Absicherung von Schäden.
Die Substitutenhaftung bei interner Delegation im Facility Management erfordert besondere Sorgfalt.
Facility Manager bleiben auch bei der Übertragung von Aufgaben an Mitarbeitende in der Verantwortung, dass diese fachgerecht und gesetzeskonform ausgeführt werden. Sorgfältige Auswahl, klare Anweisungen, kontinuierliche Überwachung und umfassende Dokumentation sind unverzichtbar, um Haftungsrisiken zu minimieren. Gleichzeitig fördern Schulungen und klare Aufgabenstrukturen die Effizienz und Qualität der delegierten Arbeiten, was letztlich zu einer rechtssicheren und erfolgreichen Betriebsführung beiträgt.
