Kommunikation als Teil der Führungsaufgabe im Facility Management
Im Facility Management (FM) ist Kommunikation nicht nur ein essenzielles Führungsinstrument, sondern auch rechtlich und mitbestimmungsrechtlich von hoher Bedeutung. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Vorschriften, betriebliche Vereinbarungen und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen erfordern eine klare, strukturierte und transparente Kommunikation, insbesondere in sensiblen Bereichen wie Arbeitsorganisation, Sicherheit und Restrukturierungen.
Durch klare Strategien, frühzeitige Einbindung und strukturierte Informationen können rechtliche Konflikte vermieden, die Mitarbeitermotivation gesteigert und der Erfolg des Facility Managements nachhaltig gesichert werden.
Direktionsrechte und Mitbestimmung: Effektive Kommunikation im Fokus
Facility Manager tragen als Führungskräfte eine besondere Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Regelungen.
Dazu zählen:
Arbeitsschutzrecht (§ 3 ArbSchG): Führungskräfte müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende über Gefahren am Arbeitsplatz informiert und angemessen unterwiesen werden (§ 12 ArbSchG).
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Führungskräfte müssen den Betriebsrat rechtzeitig informieren und beteiligen (§ 80 BetrVG).
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Informationen über Datenschutzmaßnahmen und die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen klar und verständlich kommuniziert werden.
Mitbestimmungspflichten
Die Kommunikation zwischen Facility Management und Betriebsrat ist entscheidend, um die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu wahren.
Relevante Bereiche sind:
Arbeitszeitregelungen (§ 87 BetrVG): Einführung neuer Schichtmodelle oder flexibler Arbeitszeiten erfordert eine enge Abstimmung.
Einführung technischer Systeme (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG): Einführung von CAFM-Systemen oder Überwachungssystemen bedarf der Zustimmung des Betriebsrats.
Restrukturierungen (§ 111 BetrVG): Bei Betriebsänderungen muss der Betriebsrat rechtzeitig informiert und ein Interessenausgleich verhandelt werden.
Informationspflicht gegenüber Mitarbeitenden
Führungskräfte sind verpflichtet, Mitarbeitende über ihre Rechte, Pflichten und relevante betriebliche Regelungen zu informieren.
Dazu gehören:
Gefährdungsbeurteilungen: Ergebnisse und Maßnahmen gemäß § 5 ArbSchG.
Sicherheitsunterweisungen: Regelmäßige Schulungen zu Arbeitsschutz und Gefahren (§ 12 ArbSchG).
Arbeitsanweisungen: Klare Vorgaben zu Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten.
Informationspflicht gegenüber dem Betriebsrat
Führungskräfte müssen den Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG rechtzeitig und umfassend informieren.
Beispiele
Personalmaßnahmen: Geplante Einstellungen, Versetzungen oder Kündigungen (§§ 99–102 BetrVG).
Betriebsvereinbarungen: Einführung neuer Regelungen, z. B. zu Arbeitszeiten oder Homeoffice.
Restrukturierungen: Informationen zu geplanten Änderungen im Betrieb, wie Outsourcing oder Standortverlagerungen.
Beteiligungspflichten
Die Beteiligung des Betriebsrats ist erforderlich, wenn:
wenn:
Soziale Angelegenheiten: Mitbestimmungspflichtige Themen wie Urlaubsregelungen oder Pausenregelungen betroffen sind (§ 87 BetrVG).
Technologische Veränderungen: Neue Technologien oder Systeme eingeführt werden, die die Arbeitsweise der Mitarbeitenden beeinflussen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Restrukturierungen: Betriebsänderungen gemäß § 111 BetrVG durchgeführt werden.
Transparenz und Offenheit
Beispiele:
-Vor der Einführung eines neuen CAFM-Systems wird der Betriebsrat über die geplanten Änderungen, den Nutzen und die möglichen Auswirkungen informiert.
-Mitarbeitende werden über neue Sicherheitsmaßnahmen und ihre Rechte im Umgang mit den Änderungen aufgeklärt.
Einbindung des Betriebsrats
Frühzeitige Einbindung: Der Betriebsrat sollte bereits in der Planungsphase eingebunden werden.
-Rechtsbezug: Verspätete oder unzureichende Informationen können dazu führen, dass Maßnahmen unwirksam werden (§ 87 Abs. 2 BetrVG).
Konstruktive Zusammenarbeit: Regelmäßige Meetings mit dem Betriebsrat, um offene Fragen zu klären und Konflikte zu vermeiden.
Klare und strukturierte Kommunikation
Schriftliche Dokumentation: Informationen an den Betriebsrat sollten schriftlich und strukturiert erfolgen, z. B. durch Protokolle oder Berichte.
Verbindliche Zusagen: Verhandlungen mit dem Betriebsrat sollten in Betriebsvereinbarungen münden, die rechtlich bindend sind (§ 77 BetrVG).
Einhaltung von Fristen
Fristen im BetrVG: Führungskräfte müssen sicherstellen, dass der Betriebsrat ausreichende Zeit hat, um seine Rechte auszuüben, z. B. bei Anhörungen (§ 102 BetrVG).
Einführung eines CAFM-Systems
Situation: Ein Facility Manager plant die Einführung eines neuen digitalen Systems zur Wartungsplanung.
Kommunikationspflichten:
-Mitarbeitende: Schulung über die Nutzung des Systems und Informationen zur Datenspeicherung.
-Betriebsrat: Einbindung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da das System potenziell die Leistung der Mitarbeitenden überwachen könnte.
Ergebnis: Eine Betriebsvereinbarung regelt die Nutzung des Systems und stellt sicher, dass Datenschutzvorgaben eingehalten werden.
Restrukturierung eines Standorts
Situation: Ein Standort wird geschlossen, und Aufgaben werden an externe Dienstleister ausgelagert.
Kommunikationspflichten:
-Mitarbeitende: Informationen über den Sozialplan und Unterstützung bei der Arbeitsplatzsuche.
-Betriebsrat: Verhandlung eines Interessenausgleichs gemäß § 112 BetrVG.
Ergebnis: Transparente Kommunikation verhindert Widerstände und schafft Akzeptanz für die Maßnahmen.
Änderung von Arbeitszeiten
Situation: Einführung eines Schichtmodells für technische Mitarbeitende.
Kommunikationspflichten:
-Mitarbeitende: Aufklärung über die Änderungen und ihre Rechte.
-Betriebsrat: Zustimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG.
Ergebnis: Einvernehmliche Betriebsvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit.
Komplexität der rechtlichen Vorgaben
Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Anforderungen, tarifliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen einhalten.
Beispiel: Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO müssen bei der Einführung neuer Technologien berücksichtigt werden.
Umgang mit Widerständen
Mitarbeitende oder der Betriebsrat können geplante Änderungen kritisch sehen. Hier ist eine lösungsorientierte und empathische Kommunikation entscheidend.
Zeitdruck
Kurzfristige Anforderungen oder Notfälle dürfen nicht zu einer Vernachlässigung der Informationspflichten führen.
