Chancen, Risiken und Verantwortlichkeiten in modernen Organisationen
Die Delegation von Aufgaben und Verantwortung ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Organisationsstrukturen. Sie ermöglicht es Führungskräften, sich auf strategische Ziele zu konzentrieren, während operative Aufgaben auf nachgeordnete Mitarbeitende übertragen werden. Gleichzeitig bringt die Delegation erhebliche Haftungsrisiken mit sich, die durch sorgfältige Auswahl, klare Kommunikation und angemessene Überwachung minimiert werden können. Eine erfolgreiche Delegation setzt voraus, dass sowohl die delegierende Person als auch die delegierte Person ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen und umsetzen. Dies ist besonders in Bereichen wie dem Facility Management, wo gesetzliche und sicherheitsrelevante Anforderungen bestehen, von entscheidender Bedeutung.
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Delegation bezeichnet die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von einer übergeordneten Instanz (z. B. Führungskraft) auf eine nachgeordnete Person oder Einheit.
Sie umfasst:
Aufgabenübertragung: Bestimmte Tätigkeiten werden einer anderen Person zur Ausführung zugewiesen.
Kompetenzübertragung: Befugnisse, die zur Erfüllung der Aufgabe notwendig sind, werden delegiert.
Verantwortungsübertragung: Die Verantwortung für die Durchführung liegt bei der delegierten Person.
Delegation ist essenziell für:
Effizienzsteigerung: Führungskräfte können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Mitarbeiterentwicklung: Mitarbeitende übernehmen neue Aufgaben und entwickeln ihre Fähigkeiten weiter.
Flexibilität: Aufgaben werden dort bearbeitet, wo sie am effektivsten erledigt werden können.
Die Delegation ist rechtlich zulässig, sofern:
die Aufgabe nicht gesetzlich an die Person gebunden ist, die delegiert (z. B. gesetzliche Verantwortung des Arbeitgebers für Arbeitsschutz),
die delegierende Person sicherstellt, dass die delegierte Person ausreichend qualifiziert ist und über die notwendigen Mittel verfügt.
Delegation im Arbeitsrecht
Weisungsrecht (§ 106 GewO): Der Arbeitgeber hat das Recht, den Inhalt, den Ort und die Zeit der Arbeitsleistung nach „billigem Ermessen“ zu bestimmen und kann Aufgaben delegieren.
Übertragung der Pflichten: Bestimmte gesetzliche Pflichten können auf andere Personen übertragen werden, z. B. im Bereich des Arbeitsschutzes (§ 13 ArbSchG).
Delegation in der Unternehmenspraxis
Organisatorische Delegation: Die Aufgabenverteilung wird in Organigrammen und Stellenbeschreibungen festgelegt.
Persönliche Delegation: Eine Führungskraft überträgt individuelle Aufgaben auf Mitarbeitende.
Die delegierende Person bleibt grundsätzlich verantwortlich für die ordnungsgemäße Durchführung der Aufgabe. Dies gilt insbesondere, wenn:
die Delegation fehlerhaft war,
keine ausreichende Überwachung der Durchführung erfolgte,
die delegierte Person nicht ausreichend qualifiziert war.
Delegation und Haftung im Arbeitsrecht
Arbeitgeberhaftung: Der Arbeitgeber haftet für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, wie z. B. im Arbeitsschutz. Die Delegation entbindet ihn nicht vollständig von der Haftung (§ 618 BGB, § 13 ArbSchG).
Persönliche Haftung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende haften nur für Schäden, die sie vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben (§ 276 BGB).
Führungskräfte können haftbar gemacht werden, wenn:
Fehler bei der Delegation auftreten: Aufgaben werden ohne ausreichende Ressourcen oder an unqualifizierte Personen übertragen.
Kontrollpflichten vernachlässigt werden: Die delegierende Person überwacht die Ausführung nicht angemessen.
Aufsichtspflichten verletzt werden: Gesetzliche Vorgaben oder betriebliche Standards werden nicht eingehalten.
Auch nach der Delegation bleibt die Führungskraft verpflichtet, die Durchführung der delegierten Aufgaben zu überwachen. Dazu gehört:
Regelmäßige Rückmeldung und Berichterstattung von Mitarbeitenden,
Überprüfung der Einhaltung von gesetzlichen und betrieblichen Standards,
Eingreifen bei Fehlern oder Problemen.
Der Umfang der Kontrollpflicht hängt von der Art der Aufgabe und der Qualifikation der delegierten Person ab:
Routineaufgaben: Weniger intensive Kontrolle.
Kritische Aufgaben: Engmaschige Überwachung, insbesondere bei sicherheits- oder rechtsrelevanten Tätigkeiten.
Arbeitsschutz
Delegation: Ein Facility Manager delegiert die Durchführung von Sicherheitsunterweisungen an einen Abteilungsleiter.
Haftung: Der Facility Manager bleibt verantwortlich dafür, dass die Unterweisungen korrekt und regelmäßig durchgeführt werden (§ 13 ArbSchG).
Technische Wartung
Delegation: Die Überprüfung von Aufzügen wird an einen externen Dienstleister delegiert.
Haftung: Der Auftraggeber haftet, wenn der Dienstleister nicht ausreichend qualifiziert ist oder Kontrollen unterbleiben.
Gebäudereinigung
Delegation: Die Einhaltung von Hygienestandards wird an eine Reinigungsfirma delegiert.
Haftung: Der Facility Manager bleibt in der Verantwortung, die Qualität der Reinigungsleistungen regelmäßig zu kontrollieren.
Klare Definition der Aufgaben
Aufgaben müssen klar und schriftlich definiert werden.
Es ist wichtig, die Verantwortlichkeiten und die Kompetenzen der delegierten Person festzulegen.
Auswahl geeigneter Personen
Die delegierte Person muss die notwendige Qualifikation und Erfahrung besitzen.
Eine Überlastung der Mitarbeitenden durch zu viele Aufgaben sollte vermieden werden.
Kontrolle und Feedback
Regelmäßige Berichte und Feedbackgespräche sichern die Qualität der Arbeit.
Fehler sollten frühzeitig erkannt und korrigiert werden.
Schulung und Unterstützung
Delegierte Personen sollten durch Schulungen und Ressourcen unterstützt werden, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.
